PERSONDATAPOLITIK OG OPLYSNINGSPLIGT

FONDE OG LEGATER, HERUNDER PERSONER, DER ANSØGER OM STØTTE


1. Fonde og legater – Behandling af personoplysninger mv.

1.1. Nyborg & Rørdams advokater (herefter tilsammen benævnt Nyborg & Rørdam/vi) varetager bestyrelseshverv i en række fonde og legater (herefter tilsammen benævnt Fonde). Derudover varetager Nyborg & Rørdam også administratorhvervet i nogle af disse Fonde. De Fonde, som Nyborg & Rørdam administrerer, fremgår af note [1]. Nyborg & Rørdam og Fondene behandler derved personoplysninger om legatansøgere, bestyrelsesmedlemmer, revisorer og andre lønnede eller ulønnede personer med tilknytning til Fondene.

1.2. Vi modtager mange fondsansøgninger om støtte og bidrag. For nogle Fondes vedkommende anerkender vi ikke modtagelsen af hensyn til begrænsningen af de administrative omkostninger. Hvis du som ansøger ikke har hørt fra os inden udgangen af førstkommende juli måned, efter din ansøgning er fremsendt til os, er det, fordi din ansøgning ikke er kommet i betragtning.

1.3. I de Fonde, der efter deres vedtægter ikke kan søges, eller hvor der modtages flere ansøgninger, end hvad der er realistisk, at Fonden kan behandle, sletter eller makulerer vi som altovervejende hovedregel e-mails og breve med uopfordrede ansøgninger og/eller uopfordrede forespørgsler herom. Dette af hensyn til ikke unødigt at belaste Fondene med omkostninger.

1.4. I 2019 vil nogle af Fondene overgå til et elektronisk administrationssystem, hvilket vil kunne ses på www.nrlaw.dk. Derefter skal ansøgninger mv. til disse Fonde ske via dette administrationssystem og ikke via e-mail eller brev. E-mail med ansøgninger til og vedrørende disse Fonde vil efter sådan implementering blive slettet efter modtagelse.

2. Dataansvarlig og formål

2.1. De i note 1 angivne Fonde er dataansvarlige. Nyborg & Rørdam Advokatfirma P/S, CVR-nr. 35471197, Store Kongensgade 77, 1264 København K, www.nrlaw.dk, er også i visse tilfælde dataansvarlige i relation til det med hvervene forbundne arbejde samt databehandler i forbindelse med administrationen af Fondene. Fondene og Nyborg & Rørdam behandler i alle tilfælde personoplysninger på samme måde som angivet i dette dokument. Spørgsmål om persondatabehandling vedrørende Fondene og Nyborg & Rørdam kan i begge tilfælde rettes til e-mail: privacy@nrlaw.dk eller tlf. 33 12 45 40.

2.2. Nyborg & Rørdam og Fondene behandler personoplysninger i overensstemmelse med Nyborg & Rørdams persondatapolitik. Den del, der er mest relevant for Fonde, fremgår af dette dokument. Vores generelle persondatapolitik kan rekvireres ved henvendelse til os, jf. pkt. 2.1.

2.3. Formålet med behandlingen af personoplysninger er juridisk rådgivning, anden advokatbistand og fondsadministration, herunder håndtering af legatansøgninger mv. inden for Fondenes vedtægtsbestemte formål. Nyborg & Rørdams arbejde består bl.a. i vurdering af legatansøgninger, forberedelse af og deltagelse i bestyrelsesmøder, formueadministration, herunder kontakt til banker og til revisor, kontakt til legatansøgere, udbetaling af legater og af honorarer til bestyrelse, revisor samt administrator m.fl.

2.4. Derudover behandler vi personoplysninger til administrative og andre interne formål for Fondene og Nyborg & Rørdam, herunder til brug for dokumentation overfor myndigheder, bogføring, statistik, oversigter over uddelinger mv. For nærmere uddybning henvises til vores persondatapolitik, jf. pkt. 2.2.

Generelt om behandlingen af personoplysninger

3.1. Til opfyldelse af formålet behandler vi følgende kategorier af oplysninger, som legatansøgerne eller andre registrerede selv oplyser:

  • Navn, fødselsdato, adresse, e-mailadresse og telefonnummer
  • Kontonummer
  • Billeder
  • Økonomiske oplysninger
  • Familieforhold
  • Følsomme personoplysninger, særlig behandling af helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger med tilknytning til de enkelte Fondes formålsbestemmelser, og som ansøgerne selv uopfordret giver os til brug for vurdering af ansøgningen.

3.2. Vi behandler CPR-nummer og lignende identitetsoplysninger, hvor det følger af lov, eller hvor behandling er nødvendig for at varetage dine interesser som bestyrelsesmedlem eller legatansøger, herunder for at foretage udbetalinger af legater og honorarer.

3.3. Vi er underlagt oplysningspligt efter databeskyttelsesreglerne. Til opfyldelse heraf giver vi denne orientering. Vi opfylder desuden løbende oplysningspligten i forbindelse med administrationen, herunder ved orientering om udbetalinger. I øvrigt giver vi informationen, hvor vi skønner det formålstjenligt.

3.4. Oplysningspligten kan være begrænset af lov, vores tavshedspligt, hvis gennemførelsen heraf kræver en uforholdsmæssig indsats, f.eks. i forhold til de midler som de enkelte Fonde har til rådighed til administrative omkostninger, hvis formålet vil forspildes, eller hvis afgørende hensyn til ansøgere, øvrige registrerede eller det offentliges interesser taler imod.

4. Retsgrundlaget for vores behandling

4.1. For legatansøgere og andre registrerede sker behandlingen af personoplysninger grundlag af interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6.1.f. Den legitime interesse, der forfølges, er for at kunne kommunikere med ansøgere og andre registrerede, til det i pkt. 2.4 nævnte formål og til vurdering af de indkomne ansøgninger i forhold til de enkelte Fondes vedtægtsbestemmelser samt administrationen af udbetalinger fra Fondene.

4.2. Det retlige grundlag for behandling af CPR-nummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 (i medfør af lov), da Nyborg & Rørdam enten selv eller via banker skal indberette udbetalingerne til SKAT. Også Fondenes banker kan være berettigede til at modtage personoplysningerne.

4.3. Hvis vores behandling udelukkende finder sted på grundlag af dit samtykke, vil du kunne trække samtykket tilbage med virkning for fremtiden. Det gælder særlig i relation til de personoplysninger, du giver os og Fondene i eller i tilknytning til en ansøgning om støtte. Samtykke i øvrigt kan på samme måde tilbagekaldes. I nogle tilfælde kan der være hjemmel til, at vi kan forsætte behandlingen på andet retligt grundlag. For nærmere uddybning af retsgrundlaget for vores behandling henvises til vores persondatapolitik.

5. Hvorfra modtager/indhenter vi personoplysningerne

5.1. Hovedparten af personoplysningerne modtager vi og Fondene som altovervejende hovedregel uopfordret fra de registrerede, herunder ansøgerne selv. Vi kan i særlige tilfælde indhente referencer, dokumentation mv. hos tredjemand. I så fald giver vi besked herom.

6. Modtagere

6.1. Fondene og Nyborg & Rørdam videregiver ikke personoplysninger til tredjemand udover i fornødent omfang til Fondenes banker, til SKAT og eventuelle andre berettigede myndigheder, herunder Civilstyrelsen. Det retlige grundlag kan tillige være persondataforordningens artikel 6.1.c (retlig forpligtelse). Internt har Fondenes bestyrelsesmedlemmer, revisorer og øvrigt personale adgang til oplysninger i relevant omfang. Hvis administrationen overgår til en anden administrator, vil relevante personoplysninger dog blive overgivet til den nye administrator.

6.2. Personoplysninger overføres alene til lande uden for EU/EØS, i det omfang vi har et udtrykkeligt samtykke fra den registrerede, eller hvis vi har et andet overførselsgrundlag efter persondataforordningens art. 49 eller anden lovgivning.

7. Rettigheder, herunder klagemulighed og sletning

7.1. Efter persondataforordningen har du en række rettigheder vedrørende de personoplysninger, vi og Fondene behandler om dig, herunder ret til indsigt, berigtigelse og sletning, hvis der ikke konkret gælder undtagelser hertil. For nærmere uddybning af dine rettigheder henvises til vores persondatapolitik.

7.2. Klage over vores behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, tlf. ‪33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk.

7.3. Nyborg & Rørdam opbevarer på egne og på Fondenes vegne de beskrevne personoplysninger, så længe det er nødvendigt. For legatansøgere og personer med lønnede funktioner i fonde, opbevares personoplysningerne i minimum fem år fra udløbet af regnskabsåret af hensyn til de retlige forpligtelser, der følger af bogføringsloven, krav til indberetning til SKAT, Civilstyrelsen og eventuelle andre berettigede myndigheder.

7.4. Ikke imødekomne ansøgninger makuleres umiddelbart efter det bestyrelsesmøde, hvor der er truffet beslutning om uddeling. Ansøgninger, der ikke opfylder de enkelte Fondes formålsbestemmelser, kan makuleres på et tidligere tidspunkt.

8. Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail

8.1. Nyborg & Rørdam har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der ud fra en risikovurdering beskytter personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Disse regler gælder også for Fondene.

8.2. Vi kommunikerer primært via almindelig (ukrypteret) e-mail, når vi sender og modtager e-mails, dokumenter og andet materiale som led i sags- og anden behandling, jf. pkt. 2.3.

8.3. Datatilsynet har ud fra en risikovurdering med virkning fra 1. januar 2019 skærpet sin praksis vedrørende private virksomheders fremsendelse af fortrolige og følsomme personoplysninger med e-mail via internettet, idet det er Datatilsynets opfattelse, at det normalt vil være en passende sikkerhedsforanstaltning, at sådanne oplysninger sendes via krypteret e-mail (sikker mail). CPR-nummer og følsomme personoplysninger, samt andre personoplysninger som efter en konkret vurdering er fortrolige, vil vi derfor ud fra en risikovurdering sende via sikker mail eller almindelig post, evt. efter aftale med klienten eller andre registrerede, eller oplyse via mundtlig kommunikation.

8.4. Nyborg & Rørdam kan ikke garantere sikkerheden af de personoplysninger, som sendes til Nyborg & Rørdam via almindelig e-mail, før de pågældende oplysninger er modtaget af os. Enhver fremsendelse af personoplysninger til Nyborg & Rørdam via almindelig e-mail sker derfor på eget ansvar.

9. Ikrafttræden og ændringer

9.1. Denne politik for Nyborg & Rørdams behandling af personoplysninger er gældende fra oktober 2018.

9.2. Nyborg & Rørdam og Fondene kan foretage ændringer i denne politik. I givet fald giver vi meddelelse om sådanne ændringer via vores hjemmeside.

[1] Ingeniør, kaptajn Aage Nielsens Fond, Ulla og Mogens Folmer Andersens Fond, Grete og Sigurd Petersens fond, Albion Fonden, Emil Lorenzens Fond, Bergiafonden og Vera og Einer Petersens Fond